Замена фискального накопителя

Фискальный накопитель (ФН) необходим для фиксации и сохранения информации по кассе. Но рано или поздно этот чип выходит из строя, или просто заканчивается его срок действия. Рассказываем, когда требуется замена ФН, как подобрать новый накопитель и как самостоятельно заменить старый чип на новый.

Что такое фискальный накопитель и для чего он нужен

Фискальный накопитель — это ключевой элемент контрольно-кассовой техники (ККТ), который отвечает за сбор, хранение и передачу данных обо всех проведенных транзакциях. Сведения сначала передаются оператору фискальных данных (ОФД), а далее — в Федеральную налоговую службу (ФНС).

Фискальный накопитель обеспечивает соблюдение законодательства в области применения контрольно-кассовых аппаратов и гарантирует безопасность финансовых транзакций. Вся информация, хранящаяся в регистраторе, доступна даже при отсутствии подключения ККТ к интернету, однако не более чем на тридцать календарных дней.

Когда нужна замена фискального накопителя

Каждый ФН имеет определенный ресурс и рано или поздно требует замены. К основным причинам замены относят:

Истечение срока действия текущего фискального накопителя — ФНС разрешены к использованию модели ФН сроком 15 и 36 месяцев. По истечении этого периода требуется замена. При продаже акцизных товаров ФН необходимо менять один раз в 13 месяцев.
Заполнение памяти фискального накопителя — объем внутренней памяти ФН составляет 256 МБ. В переводе на чеки — приблизительно 250 тыс. шт.
Смена собственника ККТ — если контрольно-кассовая техника передается во владение другому предпринимателю, старый ФН требуется изъять. Затем поставить новый чип и провести регистрацию ККМ.
Поломка ФН — как и любая техника, ФН может просто сломаться. Обычно к этому приводит грубое обращение (уронили, бросили, поставили сверху что-то тяжелое) или воздействие агрессивных сред (влажность, жара, бытовые химические очистители и т. д.)
Неверно указанные реквизиты ККТ — если при фискализации накопителя неправильно указали регистрационный номер ККМ, внести изменения уже не получится.

Во всех этих случаях необходимо произвести замену фискального накопителя на новый, чтобы обеспечить корректную работу контрольно-кассовой техники и соблюдение требований законодательства.

Как выбрать новый ФН

Главное при выборе фискального накопителя — срок действия. По федеральному закону №54-ФЗ разным типам бизнеса соответствуют разные по сроку действия ФН.

15 месяцев: Торговля подакцизными товарами, реализация товаров (ОСНО), ОСНО + спецрежим
36 месяцев: Спецрежимы (УСН, ЕСХН, патенты), оказание услуг (ОСНО)

Также важно учесть, сколько продает ресторан. Если каждый день большой поток клиентов и, соответственно, чеков, то память ФН заполнится быстро. А значит, нет смысла ставить накопитель на 36 месяцев.

Совет! При выборе накопителя обращайте внимание на информацию в паспорте. Там могут быть указаны ограничения по условиям применения.

Процесс замены фискального накопителя

Замена регистратора проходит в несколько этапов. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Подготовка к замене

На этапе подготовки самое главное — убедиться, что фискальный регистратор действительно требует замены. Обычно об этом узнают из отчета по кассе о закрытии смены. В нем появляется строка о количестве дней до истечения срока действия или уведомление, что память накопителя заполнена. Но можно и самостоятельно убедиться, что срок действия подходит к концу:

По карточке регистрации ККМ — внизу указана дата, от которой нужно отчитывать 15 или 36 месяцев.
Через обслуживающую компанию — у них хранятся все сведения по фискальному накопителю, в том числе и дата регистрации ККМ.
Через личный кабинет ОФД — в нем есть сведения по всей кассовой технике, которая используется в ресторане. Выбирайте нужный аппарат и смотрите дату регистрации. При необходимости можно воспользоваться клиентской службой поддержки ОФД.

Перед заменой фискального накопителя необходимо убедиться, что все операции завершены, и все данные сохранены на старом накопителе. Кроме того, следует проверить наличие сертификата и паспорта на новый ФН, а также технической документации на контрольно-кассовую технику.

Важно! Планируйте замену ФН заранее. При окончании срока действия регистратор автоматически блокируется. А значит, невозможно будет сформировать отчет на кассе «О закрытии ФН».

Работа с архивом

Перед заменой фискального накопителя надо закрыть архив и получить отчёт о закрытии архива. Затем установить новый и активировать его, получив отчет об активации. Эти два отчета в обязательном порядке передаются в ФНС посредством ключа ЭЦП. Они необходимы для формирования регистрационной карточки ККТ.

Извлечение старого фискального накопителя и установка нового

Физическая замена ФН в кассовом аппарате занимает немного времени и, по сути, не сложнее, чем замена картриджа в принтере. Чтобы сменить старый регистратор на новый, потребуется:

Отключить контрольно-кассовую технику от сети.
Вытащить чековую ленту и найти место, где располагается ФН (под аккумулятором, на нижней панели ККТ и т. д.).
Отсоединить чип от шлейфа.
Достать ФН, а на его место поставить новый накопитель.
Выполнить действия в обратном порядке — подсоединить шлейф к чипу, вставить чековую ленту, включить ККТ в электросеть.

Совет! Если ККМ новая и находится на гарантии у производителя, замену следует доверить специалистам сервисного центра.

Настройка и регистрация нового фискального накопителя

После установки нового фискального накопителя его необходимо настроить и зарегистрировать в ФНС. Для этого следует обратиться к специалистам центра технического обслуживания или выполнить регистрацию самостоятельно.

Чтобы начать пользоваться кассовым аппаратом с новым фискальным накопителем, потребуется пройти три этапа:

Активация ФН — открыть настройки ККТ и выбрать «Зарегистрировать». Сверить появившиеся на экране реквизиты с собственными данными и нажать «Активировать ФН». Касса распечатает активационный чек, в котором будут указаны номер, дата, время активации нового ФН, фискальный признак.
Заявление на перерегистрацию — зайти в личный кабинет на сайте ФНС. Заполнить заявление на перерегистрацию. Потребуются данные с чека. Заверить заявление квалифицированной электронной подписью (КЭЦ).
Одобрение перерегистрации от ФНС — если все сделали правильно, то через некоторое время в личном кабинете на сайте налоговой у ККТ, для которой меняли накопитель, появится новый статус — «Касса перерегистрирована».

Появление такого статуса говорит о том, что все сделано правильно и кассовый аппарат полностью готов к дальнейшей работе.

Что делать со старым ФН

Когда накопитель изъят из кассовой техники, кажется, единственное, что с ним можно сделать — выбросить. Даже не думайте! Это строго запрещено законом. Старый фискальный накопитель предприниматель обязан хранить в течение 5 лет. За это время представители налоговой службы могут запросить ФН на проверку.

Использовать повторно на другом аппарате накопитель нельзя. Чип рассчитан только на одну запись регистрационного номера ККТ и ИНН пользователя кассы.

Частые ошибки при замене фискального накопителя

При замене фискального накопителя часто возникают ошибки, о которых нужно знать заранее, чтобы предотвратить их и избежать проблем:

Неправильная установка фискального накопителя — одна из самых распространенных ошибок. Происходит из-за неправильного выбора места установки, недостаточного крепления устройства или неправильного подключения к контрольно-кассовому аппарату.
Некорректная настройка фискального накопителя — происходит из-за ошибок при установке программного обеспечения или неправильном выборе параметров устройства.

Эти ошибки могут привести к штрафам за нарушение законодательства и негативным последствиям для бизнеса.

Заключение

Замена ФН — процедура, к которой необходимо подойти максимально ответственно. Не упустить момент, правильно выбрать новый накопитель, грамотно провести замену и четко следовать всем требованиям законодательства и ФНС.

Команда Open Service установит фискальный накопитель на срок до 36 месяцев или заменит старый. Оставьте заявку на нашем сайте, и мы свяжемся с вами для уточнения деталей.